どうもRoma(ろま)です。
サラリーマンの人も自営業の人も経営者の人も平等に持っているものが「時間」というもの。
今回はその時間を最大限有限に使うタイムマネジメントの仕方をご案内します。
あなたの1時間を有効に使えれば、1日の24時間が25、26時間と増えていくのと同じ現象に。同じ時間で多くのタスクを処理することもできるし、同じタスクを短い時間で処理して余った時間で有意義に過ごしてもいい。
時間を効率よく使えるようになれば、今より楽しく過ごす時間が増える。もっと人生の中で大切な人と過ごす時間を増やすことも可能だ。
今回のやり方は僕が20代のサラリーマン時代に実践した方法。これで残業せずに定時に帰ることができた。またアフター５は映画をみたり美味しいものを食べに行ったり楽しんでいた。自慢じゃないが、それでいて周りの人よりも給料は多くもらっている。その当時の僕が実践していたのがこの方法だ。
自分のタスク所要時間を把握する
まずは自分がやっている作業のスピードを知ること。
いきなりですが、ここで質問です。あなたが普段やっているタスクでよく行うものを頭に浮かべてほしい。例えば営業の人なら取引先や社内の人にメールを送ることなどだ。また例えば事務の人なら発注作業など。なんでもよいのでよくやるタスクを思い出す。
そして次の質問。それに対して一日何時間ほど費やしているか。また1回の作業時間はどれくらいかを紙に書き出す。
ここまでの質問に、正確に答えられる人はOK。なんとなく「10分くらい？」なんて曖昧はNG。
まずは全ての作業に対して正確な時間を把握すること。知らない人は正確な時間を知ることから始める。そこでストップウォッチの登場だ。
実例で話すと、20代の頃の僕は現場監督の仕事をしていた。主にリフォームの現場を担当していたので、1日3~5件ほど現場に回る日々。車で移動することが多く、現場では職人さんと打ち合わせをして作業の進行が遅れてないか、正しく施工されているかを見回ることなどがメインの作業だった。
当時は激務で休みの日も会社に出てきて事務作業などを終わらせるぐらい過酷だった。
それが一つの自慢でもあり「俺って休みも返上して仕事をバリバリやってる男」みたいに思っていた(正直かなり痛い奴)
でも逆で、勤務時間に仕事が終わらないってことは仕事がデキていない証拠。それに気づいてから、なんとかこの過酷な状況を抜け出せないか模索し本などを読み漁っていた。
その時一つの解決策が見つかった。その方法がストップウォッチを使って作業時間を把握することだった。僕はそこから始めてみた。
A現場からB現場に行くには何分かかるのか。そして職人さんとの打ち合わせは何分を予定するか。また会社に戻ってからの事務作業は何分かかるか。FAXやメールを送る時間は？全てに対してストップウォッチを使い、ピッピっと測っていた。全てのタスクに対して頭に「これは何分かかる」を入れ込んだ。
予定と実行の差を埋める
次にやったことは、1枚の紙に予定を書き込むこと。左側に予定。右側に実際にかかった時間を書き込む。これで予定していた時間と実際の時間の差を見える化する。あとはその差を埋めることにした。
最初は予定通り行かなかった。むしろ「自分でスケジュールを組んでも予定通り行かない」ことが当たり前で、それが積み重なって結果休みの日も出勤することになっていた。
物理的にできないことはしょうがない。その時はあえて予定の時間を多めに取る。東京から大阪に行くのに3分で行けることはないので、そういったどうしてもかかる時間はむしろ1,5倍ぐらい多めに取った。すると1日で回れる現場数が限られ、その分一つの現場に集中することができた。
ただ「他の仕事を後回しにしたら、後でツケが回ってくる」なんて思う人も多いだろう。もちろん、そのまま回る現場数を少なくしたら単なる手抜きと一緒だ。
ここはプロとして考えるところ。どうやったら同じ時間で多くの作業ができるのか。短い時間でも質を落とさず仕事ができるのかを考えないといけない。僕の答えは「先回り」だった。
僕の場合は現場の管理が主な仕事。今日行く予定の現場の職人さんに先回りして連絡を入れ、自分の予定を伝えることにした。例えばB現場の職人さんに「今日は14時頃そちらに行く予定です。〇〇と〇〇の確認をするので30分ぐらい現場にいると思います。何かあれば事前に連絡ください」と伝える。これをその日回る全現場に連絡をしておく。すると職人さんも「この時間に監督が来るなら、〇〇の打ち合わせはその時しよう」と職人さんの方が段取りをつけてくれる。自分が到着した時には、僕を待っていたからすぐに打ち合わせして結論が出て、また作業に戻れる。相手も自分が来る時間がわかっていた方が段取りがしやすい。これはどの職業でも言えることで、営業の人なら取引先や社内の人、事務の人でも決まった時間に発注作業をすることを相手先に伝えておくことで、その時間になったらスムーズに作業が進む。
大体仕事に追われている人は、行き当たりばったりで次の時間を把握してないことが多い。自分がその作業に取り組む時には相手方は別の仕事に取り組んでて待ちぼうけしたり、システムが作動してなくて作業に取り掛かれなかったり。こんなのの繰り返しで残業街道まっしぐらになるんだ。
だから、予定を立てるときは必ず先回りして相手方にも自分の予定を伝えておく。自分はこの時間しかないからね！と釘を打っておくことで、相手も時間をムダにしないように努めてくれる。結果、自分も相手も時間をムダにせずに済む。
これ、お互いのためでもあるからね。
ここで予定と実行の差を埋められたら、次の段階に入る。
仕事をゲーム感覚でやれる人は強い
予定と実行の差が大体同じようになったら、次は作業の効率をアップさせより多くのタスクを処理できるようにする。
ある時間では1しかできなかったけど、作業時間がそのままで2できるようになったらすごいことでしょ？
でも、、、そんなスーパーマンみたいなこと自分にはできないよ！って思う人。できるんです。しかも楽しみながら。
そこで登場するのがまたもやストップウォッチ。
一つのタスクに毎回制限時間を決め、そこまでに終わらせるようにしてみる。
例えば「このメールは3分で返信するぞ」と決めストップウォッチで測る。これが意外と面白くて「あと1分だ。やれる！」とラストスパートをかけることで終わらせられるようになる。制限時間があるから、ダラダラ作業に取り掛からない。もし終わらせられたら「次は2分30秒にしてみよう」と制限時間を短くしていく。
一つ一つをドラクエの勇者のように例え、レベルアップさせていくイメージ。できたら俺ってすげーって心の中で叫んでみよう(口に出してもいい)
もし制限時間内にできなかった場合は、どうやったらクリアできるのかを考えてみる。よく使う文章を定型にしてメモ保存してもいいし、資料作りならテンプレを使って当てはめてもいい。どうやったら質を下げずに早く終わらせれるかな？ってのを考えて色々試してみる。それができるようになった時は快感だ。
そうやって頑張った自分には、1日の終わりにご褒美をプレゼント。
美味しいケーキを買ったり、特急電車に乗って優雅に座って帰ってもいい。
仕事をゲームのように楽しくできる人は強い。隣でヒイヒイ言って作業してる人の何倍もスペシャリストに近づく。そのうち、職場でいちばん仕事が早い人認定される日も近いだろう。
このように一つのタスクを洗い出し、正確な時間を知り、そして無理のない予定を組む。作業スピードが速くなれば、同じ時間で多くのタスク処理ができるし、ムリな残業をしなくてすむから健康にもいい。
収入アップの近道でもある。
あなたもぜひ、今日からストップウォッチをパートナーにしてくれ。
僕は今でもストップウォッチは欠かせない存在だ。
