どうもRoma（ろま）です。
仕事が早い人ほど効率化を考え、今よりスピードアップするアイデアを頭に秘めている。
僕は20代前半。もともと要領が悪く、ついつい二度手間をしてしまうクセがあった。
それに出来上がったものを何度も確認し、手を入れ直しては人の2倍3倍時間を費やしていた。
でもね、どれだけ時間をかけて質を高くしても結局は期限に間に合わなかったら意味がない。
仕事が遅い人認定されるといけない。
もしかしたら重要な仕事を回されず、出世街道からそれてしまう。
いや、出世しなくてもいいや！っていうそこのあなた。会社からそもそもお荷物ですよって言われてるのか「〇〇さん、ぜひこのポジションについてほしいんだけど」ってお願いされるのに拒否するのかは全然違う。
できるなら後者を選びたい。
今回は仕事が早い人ってどんな考えで進めているのか？を伝えていきたいと思う。
仕事が早い人は『手を抜くこと』を考える
僕が20代の頃、住宅の現場監督をしていた。
こじんまりした会社で現場監督は2名。年間40棟ほどの新築住宅を施工していた。
でも仕事の割り振りがおかしく、僕が8〜9割の現場を担当し、残りをもう1人が担当していた。
経験値もその人の方が長いし、僕は二十歳そこそこ。絶対この割り振りはおかしかった。
で、現場に回ることが多かったからこの考えに辿り着いたんだけど、その時に担当していた業者の社長が面白い話をしてくれた。
「ろま君。おれさー仕事嫌いなんだよね。ろま君頑張って仕事してるの偉いよね」
正直、え？？？って感じ。仕事頑張るのって当たり前じゃないの？しかもこの人社長やってて暇がいいって言ってるし。絶対おかしいよ。
心の中でそう思っていた。でも、言うことと裏腹にこの人の仕事の仕方がとっても丁寧なんだよね。
嫌いって言ってる割に仕事がめちゃくちゃ早い。お願いしていた工期は守るし、なんならそれより前に終わる。最初はパフォーマンスで言ってるのかと思った。でも、本当に仕事が嫌いみたいでいつも手を抜くことを考えていた。
「仕事が嫌いだから、どうやったら手を抜けるのかが考えてるんだよね」これがその人の仕事が早い理由。
建築現場なのでもちろん手抜きはいけない。それに社長だから社員の目もあるので雑に仕事をしてはいけない。でも手を抜いていいところをとことん探して実践していた。
「ここに材料置くと機械を動かすとき邪魔だから、こっちに置こうかな」
「1回でこの打ち合わせを終わらせるためにここまで決めちゃっていい？」とにかくタスクを無くすために一生懸命で、結果ムダなことをしないからスピードが早い。
僕はどの現場にも、いつもマジメに言われたことを同じように進めていた。でも、現場なんて状況が違えばお客様も違う。だからA現場では良かったけどB現場では非効率。なんてのもしょっちゅうあった。当時は頭が回らなかったから効率なんて考えてない。
とにかくレールに敷かれたことを同じようにやっていた。実はこれが遅くなる原因になる。
マジメって視野が狭くなるから、実は非効率もそのまま受け止めちゃうんだよね。
もっとラクをする
ラクをしちゃダメ。
昭和の最後の方に生まれた僕は、ラクすることは悪いことだと信じていた。努力をすればいつか結果が出る。頑張れば道が開ける。根性論だけで突き進む。こんな言葉が刺さる僕は、先ほどの20代前半の現場監督の時、仕事に追われながら必死に残業までしてこなしていた。
とにかくNo！ということが嫌いで新しい仕事が舞い込んでは進んでトライしていた。自ら仕事を増やしていたんだ。
そんなとき上司が「ろま君。もっとラクをしていいんだよ」と言ってくれた。
自分ができない時は人に助けを求めたっていい。現場にいる人にお願いすれば自分が行かなくても確認できることだってある。何がなんでも自分でこなそうとすると、大変な作業になる。
1人でなんでも抱える人って、お願いするのが苦手だったり、ラクすること自体が頭にない。それはラクすることが悪いことだと決めつけてるから。
まあ、経験値を積むなら良いんだけど。結果僕は仕事が辛くなり、その会社に5年半ほどお世話になって退職をした。頑張るのは素晴らしことだけど、心が折れて辞めてしまっては元も子もない。
長く続けるにもラクすることは美学だと思うと、自然とタスクを省く傾向に。結果仕事が早くなる。
もっと効率よく
効率化を図る人は仕事が早い。
取引先へのメール、お客様への感謝のお手紙、会社の日報。毎日のようにやってる同じ作業ってあると思う。
できることなら、2度同じことをするなら簡略化できる方法を考えた方がいい。
そしてテンプレ化や簡易的なエクセルを作ったりして1分でも2分でも早くタスク処理できるように土台を作っておく。
こうすることで、日々のタスク処理はミスが少なくなってスピードが早くなる。常に効率化を考えてる人って、マニュアルを作るのも上手。仕事を進めながら手順が最適かを頭で計算して、ゴールから逆算してる。
結果、最短で仕上がる努力をする。ここが大事で、努力の方向性を間違えるとムダになる。効率化は努力の方向性を正すための調査役だと思ってくれ。
あなたが普段やっていることって、本当にその手順で正しい？疑問視して初めて効率化が見えてくるものだ。
もっとスリム化を
省けるものはとことん省く。
ムダを察知するスナイパーのように、タスクを並べて要らないものはゴミ箱にポイ。削って削って、最後に残ったものが本質だったりする。
営業でも同じだ。何を話すかより、何を喋らないか。
必要な時に、必要なことを、必要な量だけ伝える。質問があったら適切な回答をする。そこでもしゃべりすぎない。僕が営業で習ったイチバンの得策がこれだった。
どうしてもトークスクリプトを作ってその通りに喋りたくなるけど、お客様が興味ないのに膨大な量の説明をしても飽きられるだけ。
本質だけを求めそこに全集中する。仕事って色々足し算したがるんだけど、大切なのは引き算なんだよね。
その道何十年ってベテランは、ムダな動きしないじゃん？引き算して究極のスリム化をしたから、最短の時間で最高の質の仕事をする。
スリム化を考える人はその道のプロになる道筋を歩んでいる。
1から10まで完璧にこなそうとしない
どれも完璧にして当たり前なんだ。って思ってる人。これ実はちょっと違う。
20代の前半は、常にどの作業も精一杯の力を注いでいた。完璧にこなそうとするから人の2倍3倍の時間はかかった。でも、完璧にしないと気が済まないし、8の作業をすると3つ手前の5の作業を手直ししたくなる。。。これの繰り返し。
完璧主義って時間を多く使う。それだけ質も高いものが保証されるんだけど、仕事って期限があるんだよね。期限ギリギリに処理してバトンタッチするより、相手の余裕時間も考えた上で渡してあげる。
あなたが質を高くするより、スピーディーに処理する方が喜ばれることが多い。それにガッカリする内容だけど、人ってそんなに質を求めてなかったりする。
あなたの60%の出来で、人からしたら合格点をくれるもの。もし合格点に達してなかったら、指摘された部分を直してサッと渡せばいい。仕事はスピーディー。これが1番の最優先だったりする。
仕事が早い人はいっつもこんなことを考えてる。
「もっとラクに」「もっと効率よく」「もっとスリム化を」そして仕事が早い人ほど質はそこそこで時間を重視。スピーディーにこなす。
あなたも仕事を早く処理したいなら、この考えを参考にしてほしい。あなたの仕事が早くなれば、周りも助かることが多いのは事実だと思う。
一度、肩の力を抜いて進めてみよう。
