どうもRoma（ろま）です。
段取りが悪く、いつも人の2倍は時間がかかってしまう。本人は頑張っているけど、なかなかその成果が結びつかない。
そして上司からは「結果が出てない」と詰められ、職場ではいつも緊張しっぱなしでプレッシャーに押しつぶされそう…こんなマジメで頑張り屋さんって結構いる。
本人はやる気がないわけじゃない。けどなかなか成果に結びつかない。それって努力の方向性が違うだけで、少し手を変えればすぐ改善されるもの。
僕も経営者をやってた時はそんな「段取り悪い君」にちょこっとしたアドバイスをして「要領が良い」と評判な人に何人も育てた。
しかもそれは魔法のような言葉ではなく、基本的なところだけを変えればいい。
今回はそんな「仕事が遅い人の特徴」を伝えるのでぜひ悩んでいる人は改善のタネにしてほしい。
「あとまわしの癖がある」
優先順位が間違ってる人。結構いる。しかも緊急性の高いものだけを処理して、本当にやらなければいけない重要度が高いものを後に回す。
本当は取引先のメールを早く処理しないといけないのにコピー機の用紙を変えてる場合か？
上司に頼まれた「明日の13時までにこの資料お願い」より先輩のランチに付き添うのが重要か？
出来事に反応して生きてると、本当にやるべきことを後回しにする。目の前の処理を優先しちゃう。結果、あとまわしが続き仕事が遅くなる。
「あとでやろうと思ってました」これ本当に本人は思ってる。でも、やるべき順番を間違えるとあとで自分にしわ寄せが来るんだ。
「いいわけの天才」
何か指摘があると「それ、やろうと思ってました」「でも、こう言う状況の時は出来ませんよね？」など、素直に聞き分けられない人。何かといいわけを言って自分のミスを隠そうとする。
これっていつも自分が責められてる感覚になってて、何か言われると「私は悪くない！」を主張したいがために言う行動。まずはとにかく受け止めよう。
相手の指摘がある時は「こうすればもっと良くなるよ」というアドバイスなんだから。それを実践したら仕事のスピードも変わるかもしれない。
いいわけを言ってる暇があったら、行動に移す。口動じゃなく、行動ね。
「すぐに動かない」
言われてから5秒で動け。鮮度が大事だ！飲食店の厨房で飛び交いそうな言葉だけど、どんな仕事でも同じ。
仕事は期限があって、生もの。早く処理して世に出せば、その成果物は新鮮なネタとして皆が受け取ってくれる。すぐに動かなければ忘れるし、手につけなければ1歩も進んでない。今すぐやらなくていい優先順位が低いものなら、メモをするなり予定に組み込むなり5秒以内に第一段階を処理しよう。
頭の中は常にカラッポの状態で取り組まないと、余計なことを考えミスをする。それこそ二度手間になり仕事が遅くなる。
「計画がヘタ」
とにかく計画がグチャグチャ。優先順位も立ってないし何をどの順番でするべきかも明確でない。タスクのリストもない。とにかく頭の中の記憶だけで物事を片付けようとする。論外ね。メモしない計画を立てない人って、忘れがちで仕事に追われてる。
計画を立てるなら①仕事の期限②タスクのリストアップ③時間スケジュール④退社予定時間⑤仕事後の楽しみ。これらをセットで1日ずつ組み込んでほしい。
仕事後の楽しみもイメージすることでスピードが格段にアップする。嘘じゃないからやってみて。
「他責思考」
自分にはできない。〇〇さんの立場だったら有利。この商品じゃあ売れない。今は円安だから買い時じゃない。あれこれ並べて全て人のせい。
自分は一つも悪くないか？確かに円安なり商品に関しては自分が携わってないから言いたい気持ちもわかる。でも、同じ商品を扱ってたくさんの利益を上げてる同僚なり先輩はいるでしょう？もし周りも同じように文句垂れぞうなら、あなただけは文句を言わず黙々と成果を出してみて。どっちが間違いだったか、一瞬で差が出るから。
人のこと言うなら自分を磨いて成果を出せばいい。ここも口動じゃなく行動ね。
「人に頼らない」
頼ろう。お願い上手になろう。それだけであなたの仕事スピードは2倍3倍になる。なぜかって？自分の時間が1なら、人に頼めば2、3と増えるから。
あなたは仕事を抱えすぎてないか？でも隣の人はヒマそうにしてないか？「だって、頼んだら悪い気がして…」じゃあ質問。もしあなたに「ごめん、このやり方がわからなくて教えてくれる？」って頼まれたらどんな気持ちだろう。助けてあげたいって思わないだろうか。
そして相手が「ありがとう！めちゃくちゃ助かった！」って感謝してくれたら、私って素敵なことをしたなって心が温かくならないか？
実は人間って、してあげた方が好意を抱く動物。やってもらった方が好意を抱くんじゃない。助けてあげた方が好意を抱く。だから、頼られると「もっと助けてあげよう。してあげよう」になる。
頼ったら悪いなーと思うのは自分だけ。相手はむしろ頼られたい。でも「これやっといて！」の一言で仕事を投げるのはいけないよ。いつかあなたの周りに人がいなくなる。本当に助けてほしいなら「ごめん！今手がいっぱいで少し手伝ってもらってもいい？」と言おう。当然助けてくれるし、今手が離せなければ別の時間で助けてくれる。
断られたっていいじゃないか。断わった方は「悪かったな〜。何かあったら助けてあげなきゃな〜」と心の中で問答してる。なぜか悪い気がしてる。
頼ったのはこちらなのに、人間って不思議な生き物だよね。
「ニガテを頑張る」
ニガテは人に任せる。これ鉄則。
「だって、苦手をそのままにしてたらいつまでも改善されないじゃん」わかるよその気持ち。でもニガテなものを頑張ったって人より質は下がるだけ。しかも時間も倍以上かかる。だってマイナスからのスタートだもん。
それより得意を活かしてそっちに時間を費やした方がいい。職場が得意分野のみのチームで編成されていたらものすごく成果が出るよ。営業が得意な人、事務処理が丁寧な人、管理が適切な人、集客が得意な人。それぞれ得意がある。
各々の得意を合わせてスピードと質をアップする。これが最高の職場だ。
「お金にルーズ」
普段からお金にだらしがない人、仕事にも同じようにだらしがない。お金の管理がずさんだったり「払い忘れたー」なんて追われてる人は、結局仕事も追われてる。
人間はしょせん器用じゃないから、オンオフは切り替えられない。もしあなたが10年付き合ってるパートナーと別れた場合、次の日からバリバリ仕事できる？絶対引きずるでしょ。人間なんてそんなもの。オンオフの切り替えは不可能だから、普段からの行いがそのまま仕事に影響する。
お金だって一緒。仕事はお金をもらうためにしてる人も多いと思う。そのお金をずさんにするなら、仕事のやり方もずさん。そして仕事に身が入らないからスピードも遅い。結果は繋がる。
「1%も余裕なし」
余裕がなくキャパオーバー。この状態で作業を続けても処理速度は遅くなる。
パソコンでいうソフトをバンバン立ち上げてオーバーヒートするような使い方。かなり処理が遅くなるよね。立ち上げているソフトをシャットダウンして1つのことに集中する。この方が処理が早い。雑念もなくなる。集中したことによりミスが少なくなり質が上がる。そしてスピードも上がる。
実はシングルタスクに集中する方が、質もスピードも上がるんだ。いつも20%ほど余裕を持っておく。パンパンにスケジュールを入れるんじゃなく、予備の時間を空けておく。そのまま予定通りに進めばボーナス時間で自分の好きなことに使ってもいいし、他のタスクを早めに片付けてもいい。
結果仕事に追われるんじゃなくタスクを追う形になる。仕事も早くなるし「あの人はミスもなくスピードも早い！」デキる人認定される。
想像してほしい。仕事ができる人って優雅に仕事してるイメージがない？それとも仕事に追われてる？前者だよね。仕事ができて早い人はいつも余裕がある。あなたもキャパオーバーになる前に仕事を断ってまずは余裕をつくっていこう。
仕事が遅い人の特徴を挙げてきたが、共通しているのは「すぐ動かない」ことだ。
メモをするなり予定に入れるなり、第一段階をまずは5秒以内に処理する。
すぐ動けないなら絶対原因がある。優先順位が間違ってるかキャパオーバーになってるか。そもそもの環境の改善も必要だ。
あと、机の上はピカピカにしておいた方がいい。作業がしやすい環境を整えてる人はすぐに作業に取り組める。机の上が資料の山積み。パソコンのデスクトップがファイルで埋め尽くされている。こういう人は基本仕事遅い人あるある。
普段からすぐ取り組める環境を整えていこう。
